Aufzeichnung von Telefongesprächen zu Dokumentationszwecken
Umsetzung von Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten (z.B. "Taping" nach MiFID II , WpHG, FinVermV oder Aufzeichnung von Leitstellenkommunikation nach EN 50518-2 ) sowie Archivierungsvorgaben oder als sicherer Nachweis für telefonischer Vereinbarungen
Speicherung auf SMB/CIFS Netzwerkfreigaben
Upload auf SFTP-Server
Upload in Microsoft OneDrive for Business mit Durchsetzung von Retention Policies
Zielverzeichnis über Datums-/Zeitvariablen konfigurierbar, Dateiname mit Zeitstempel (chronologische Ablage)
Getrennte Aufzeichnung von Anrufer, Angerufenem oder beider Teilnehmer
Aufzeichnung in separate Dateien oder eine Stereo-WAV-Datei
Aufzeichnung konfigurierter Benutzer oder Gruppenmitglieder oder bestimmer Rufnummern(muster)
Aufzeichnung von eingehenden, ausgehenden oder allen Gesprächen
Aufzeichnung von per iFMC weitergeleiteten Gesprächen (Einsatz privater Geräte/BYOD)
Unterschiedliche Hinweis-Ansagen für ein- und ausgehende Gespräche hochladbar (optional auch ohne Aufzeichnungshinweis)
Aufzeichnung von Ansagen oder Warteschlangen bereits vor Gesprächsannahme
Aufzeichnung von verschlüsselten Anrufen
Speicherung von Metadaten (Call-ID, Gesprächsteilnehmer mit Namen (falls verfügbar) und Rufnummern, Datum/Uhrzeit, Aufzeichnungseinstellung, STARFACE Version und Serverlizenz, etc.)
Signierte Prüfsummen (SHA256/RSA) zur Nachvollziehbarkeit nachträglicher Änderungen
Inklusive Prüfskript
SQL-Datenbankanbindung für Aufzeichnungsprotokoll
Verknüpfung aufeinanderfolgender Aufzeichnungen (Vollständigkeitsbeweis)
Opt-In / Opt-Out per eingebautem IVR (Zustimmung oder Widerspruch); Pflege von Ausnahmelisten
Investitionsschutz und Funktionserhalt: Fluxpunkt Module sind nicht von der Funktion/Erreichbarkeit externer Lizenzserver abhängig ("Offline-Lizenzen").
STARFACE Modul zur Aufnahme und Archivierung von ein-/ausgehenden Gesprächen einer konfigurierbaren Benutzergruppe auch ohne vorherige Hinweisansage auf Windows-Netzwerkfreigaben, SFTP-Server oder Microsoft OneDrive. Das Modul erlaubt die Aufzeichnung von Gesprächen, bevor diese final vermittelt (angenommen) werden. So ist beispielsweise die Dokumentation einer Ansage vor Melden, eines Warteschlangenaufenthalts oder auch der Klingelphase möglich.
Insbesondere bei der Erbringung von Dienstleistungen rund um Wertpapiergeschäfte oder dem Vertrieb von Finanzprodukten und Versicherungen stellt der Gesetzgeber hohe Anforderungen an die Dokumentation aller Geschäftsvorfälle im Umgang mit Kunden. Zur Erfüllung dieser Anforderungen müssen elektronische Aufzeichnungen selbst von Telefongesprächen angefertigt und archiviert werden. Gleichzeitig muß sichergestellt werden, dass private Gespräche nicht aufgezeichnet werden.
Das Modul Fluxpunkt Gesprächsaufzeichnung für STARFACE erlaubt Ihnen diese Anforderungen gezielt umzusetzen. Gespräche, die an bestimmte Gruppen oder Benutzer gerichtet sind oder von diesen ausgehend initiiert werden, werden erfasst, aufgezeichnet, und archiviert. Die Verzeichnisstruktur des Archivs ist frei konfigurierbar und erlaubt es, automatisch chronologische Ordnerstrukturen anzulegen.
Zu jedem Gespräch werden Metadaten in Textform exportiert, so dass ein einfaches Durchsuchen selbst mit Bordmitteln jedes Arbeitsplatz-PCs möglich ist.
Referenzkunden/-projekte:
Erfüllung von Dokumentationspflichten nach dem Gesetz über den Wertpapierhandel (WpHG) in der Fassung des Regierungsentwurfs des Zweiten Finanzmarktnovellierungsgesetz (FiMaNoG) sowie der Delegierten Verordnung (EU) DV MiFID II:
Anforderung | Umsetzung | |
---|---|---|
Vollständigkeit der Aufzeichnung (vgl. Ordnungswidrigkeitstatbestände des WpHG). | Das Modul Gesprächsaufzeichnung zeichnet ein- und ausgehende Gespräche ab dem Zeitpunkt des Rufaufbaus auf (Ausnahme: konfigurierte Hinweis-Ansagen vor Gesprächsbeginn; in diesem Fall unmittelbar nach Wiedergabe der Ansage). Die Aufnahme stoppt automatisch bei Beendigung des Gesprächs. Hierzu sind keine Benutzerinteraktionen erforderlich. Eine versehentliche Nichtaufzeichnung ist ausgeschlossen. Ohne expliziten Benutzereingriff (zum Stoppen einer Aufzeichnung) ist die Vollständigkeit der Aufzeichnung somit automatisch gewährleistet. | |
Erfüllung von Aufbewahrungspflichten (5 Jahre; oder auf Verlangen der BaFin 7 Jahre) nach § 83 Abs. 8 Satz 1 WpHG. | Bei Verwendung von Microsoft OneDrive for Business als Speicherziel, können Aufbewahrungsrichtlinien für die Durchsetzung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten eingerichtet und nachgewiesen werden. | |
Maßnahme zur Sicherstellung der Aufzeichnung über alle zur Verfügung gestellten Endgeräte und auch privaten Endgeräte von Mitarbeitern nach § 83 Abs. 4 WpHG (sofern deren Nutzung gebilligt und eine Zustimmung der Mitarbeiter vorliegt). | Automatische Aufzeichnung aller Anrufe von Benutzern in einer Aufzeichnungsgruppe (eingehend und ausgehend). Auch bei, auf Mobiltelefone oder in Home Offices, weitergeleiteten iFMC-Anrufen. | |
Vorab-Information über die Aufzeichnung von Telefongesprächen nach § 83 Abs. 5 Satz 1 WpHG. | Konfigurierbare Hinweis-Ansage für eingehende und ausgehende Gespräche vor Beginn der Aufzeichnung. | |
Löschpflicht nach Ablauf der geforderten Aufbewahrungsdauer nach § 83 Abs. 8 Satz 2 WpHG. | Bei Verwendung von Microsoft OneDrive for Business als Speicherziel, kann über Aufbewahrungsrichtlinien auch die automatische Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer umgesetzt werden. | |
Einsatz technischer Einrichtungen zur Verhinderung nachträglicher Verfälschung nach § 83 Abs. 9 WpHG. | Durch Aktivierung von Prüfsummensignaturen innerhalb der Modulkonfiguration ist jederzeit der Nachweis der Unverändertheit möglich bzw. Integrität von Aufzeichnungen gewährleistet. Bei Verwendung von Microsoft OneDrive for Business kann über Aufbewahrungsrichtlinien durchgesetzt werden, dass die Originalkopie einer Datei während der Aufbewahrungsdauer erhalten bleibt. | |
Technologieneutrale Einhaltung der Aufzeichnungsanforderungen und Aufbewahrung der Originalaufzeichnung nach Maßgabe der delegierten Verordnung zur MiFID II. | Aufzeichnungen werden im Original-Telefonie-Codec gespeichert und sind mit jedem gängigen Audioplayer abspielbar. Prüfsummen, Zertifikate und Signaturen entsprechen verbreiteten Standards (SHA256 Prüfsummen, X.509-Zertifikate und RSA-basierte Signaturen) und können mit gängigen Tools wie OpenSSL plattformunabhängig geprüft werden. Metadaten werden als Textdateien (UTF-8 kodiert) gespeichert und exportiert. | |
Chronologische geordnete Aufbewahrung von Aufzeichnungen | Jede Aufzeichnung enthält als Dateinamensbestandteil der ersten Stelle einen Zeitstempel. Somit bleibt selbst bei alphabetischer Sortierung die Chronologie erhalten. |
Office 365 und OneDrive for Business
Microsoft OneDrive for Business ist entweder einzeln oder auch im Rahmen von Office 365 -Paketen erhältlich. Die Speicherung erfolgt in europäischen Rechenzentren. Zwei neue deutsche Rechenzentren befinden sich derzeit im Bau. Informationen über Compliancebewertungen, Datenschutzverfahren, Transparenzrichtlinien und Sicherheitsstandards finden Sie im Microsoft Trust Center. Im OneDrive for Business Plan 2 oder Office 365 Enterprise E3 Plan erhalten Sie ab 5 Benutzern unbegrenzten Speicherplatz (Update 08/2023: Microsoft bietet leider keinen unbegrenzten Speicherplatz mehr an). Gerne bieten wir Ihnen ein für Sie passendes Office 365- oder OneDrive for Business-Paket an.
Gründe für Fluxpunkt Gesprächsaufzeichnung für STARFACE
Einfache Bedienbarkeit
Einmal eingerichtet, ist keine Interaktion erforderlich, um eine Aufzeichnung für konfigurierte Gruppen oder Benutzer zu starten. Dies beugt effektiv einer versehentlichen Nichtaufzeichnung vor. Die Aufzeichnung wird automatisch gestoppt, wenn das Gespräch beendet wird.
Den Aufklärungsanforderungen folgend, werden Ihre Mitarbeiter innerhalb des UCC-Client Callmanagers visuell darauf hingewiesen, dass ein konkretes Gespräch aufgezeichnet wird (derzeit nur UCC-Client for Mac). Alternativ kann noch eine separat konfigurierbare Ansage für ausgehende Gespräche aktiviert werden, die die eigenen Mitarbeiter informiert.
Über Steuerelemente ist es möglich, eine Aufzeichnung zu beenden, wenn zum Beispiel private oder nicht von der Aufzeichnungspflicht umfasste Themen besprochen werden sollen (Funktionsumfang des UCC-Client; abhängig von der eingesetzten Version). An allen weiteren Endgeräten, wie iFMC-Mobiltelefon, DECT-Handsets oder auch Tischapparat, ist der Aufzeichnungsstopp per Wahl der DTMF-Ziffern *1 möglich.
Alle administrative Themen bleiben vor den Mitarbeitern verborgen.
Nur die aktive Mitgliedschaft in einer Aufzeichnungsgruppe löst eine Aufzeichnung von Gesprächen aus. Somit können Mitarbeiter einfach per An-/Abmelden-Funktionstaste steuern, ob zukünftige Gespräche aufgezeichnet werden sollen oder nicht.
Echtheit
Das Modul stellt sicher, dass das Originalgespräch – ohne Transkodierung der Audiodaten – aufgezeichnet wird. Wahlweise können nur der Anrufer, nur der Angerufene oder beide Teilnehmer aufgezeichnet werden. Bei der Speicherung beider Gesprächsteilnehmer in einer Audiodatei werden die Audiokanäle separat (als zwei Kanäle einer Stereo-Aufzeichnung) geführt und nicht zusammengemischt, so dass sich die Sprachkanäle jederzeit, ohne Informationsverlust, auch wieder trennen lassen.
Die Verwendung der Original-Audiocodecs stellt die Unverändertheit und den Erhalt einer technologieneutralen Originalaufzeichnung sicher. Es findet keine verlustbehaftete Komprimierung statt, welche Gesprächsbestandteile, insbesondere bei Lautstärkesprüngen eliminieren könnte. Es wird das aufgezeichnet, was auch tatsächlich an Sprachinformation übermittelt wurde.
Platzsparend
Gängige Telefonie-Codecs sind außerdem sehr platzsparend. Die Aufzeichnung von zwei Sprachkanälen in ISDN-Qualität (G.711) benötigt pro Minute lediglich knapp 1 MB. Dies ist insbesondere bei einer längerfristigen Archivierung vieler Gespräche von Bedeutung. Auf einer Single-Layer DVD lassen sich somit problemlos über 72 Aufzeichnungs-Stunden archivieren.
Durchsuchbarkeit / Metadaten
Zu jedem Gespräch werden alle relevanten Informationen in Form einer Metadatendatei gespeichert. Der Dateiname entspricht dem der Aufzeichnung, erweitert um die Endung _info.txt.
Innerhalb der Datei ist neben dem Zeitstempel (Datetime) des Aufzeichnungsbeginns, die starface-interne und eindeutige Anruf-ID (CallId) erfasst. Über die Anruf-ID ist eine Zuordnung des Gesprächs zu Ruflisteneinträgen innerhalb der STARFACE-Datenbank gegeben. So lassen sich nachträglich Rufabläufe rekonstruieren.
Selbstverständlich werden auch der Anrufer und der Angerufene protokolliert – sofern eine Namensauflösung möglich war, ist im Log nicht nur die Rufnummer, sondern auch der Anrufername enthalten.
Bei aktivierter Prüfsummensignatur wird zusätzlich ein Verweis auf das vorangegangene Gespräch inklusive dessen elektronischer Signatur angehängt. Da die Metadaten ebenfalls signiert werden, ergibt sich hierdurch eine durchgängige Verknüpfung aller Aufzeichnungen.
Und da die Metadaten als Textdatei (leicht menschen- und maschinenlesbar) gespeichert werden, ist nicht nur eine einfache Nachverarbeitung, sondern auch eine schnelle Suche mit Bordmitteln gängiger Betriebssysteme möglich.
Rechtssichere Aufbewahrung & Archivierung
Für die Speicherung der Aufzeichnungen stehen verschiedene Aufzeichnungsziele zur Verfügung. Je nach Anwendungsfall, können Aufzeichnungen auf beliebige Windows Netzwerkfreigaben (SMB/CIFS), SFTP-Server oder auch auf Microsoft OneDrive gepeichert werden. In Kombination mit Microsoft OneDrive aus dem Office 365 Enterprise E3 Plan ist so die Durchsetzung von Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien möglich.
Bei korrekter Anwendung von Aufbewahrungs-/Löschrichtlinien, der Verwendung von Preservation Locks (zur Verhinderung einer nachträglichen Lockerung der Aufbewahrungs-/Löschrichtlinie) sowie mit Hilfe der aus dem Microsoft Trust Center abrufbaren Informationen über Sicherheit, Datenschutz, Compliance und Transparenz (inklusive Zertifizierungen), sind interne und externe Prüfungen im Handumdrehen erledigt und der Nachweis der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen einfach zu erbringen.
Modulseitig ist außerdem die gleichzeitige Speicherung auf mehr als ein Speicherziel möglich. So könnten Aufzeichnungen auch parallel auf einer SMB-Windowsfreigabe abgelegt werden. Die Modulkonfiguration erlaubt dabei, tageweise neue Unterordner anzulegen, die wiederum täglich auf eine DVD geschrieben werden können. Die DVDs lassen sich nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer einzeln vernichten und stellen gleichzeitig ein nicht-veränderbares Medium dar, dass auf Anforderung ausgehändigt werden kann.
Unmittelbar – noch vor dem Export der Daten – werden Prüfsummen (SHA256) der Meta- und Audiodaten angefertigt und auf Wunsch kryptografisch signiert (RSA). Die ermittelten Prüfsummen sowie die Signatur werden im Aufzeichnungsprotokoll gespeichert. Jede Installation des Moduls besitzt ein eigenes kryptografisches Schlüsselpaar, von dem der öffentliche Schlüssel im Modul abrufbar und für eine externe Auditierung der Daten verwendet werden kann.
Innerhalb der Aufzeichnungsmetadaten wird zusätzlich ein Verweis auf die zuletzt beendete Aufzeichnung und deren Signatur eingefügt. Auf diese Weise entsteht eine blockchain-basierte Verkettung aller Aufzeichnungen. Die Lückenlosigkeit der Aufzeichnungen ist damit belegbar.
Der Nachweis, dass eine Aufzeichnung unverändert ist, läßt sich jederzeit mit Hilfe gängiger Tools (z.B. shasum und OpenSSL) führen. Eine Beispielimplementierung finden Sie in unserem Prüfskript, mit dem Sie auf der Kommandozeile die Integrität einer Aufzeichnung nachweisen können.
Um Prüfsummensignaturen zu nutzen, ist lediglich die Aktivierung innerhalb des Moduls erforderlich. Die Generierung kryptografischer Schlüsselpaare, die sichere und verschlüsselte Ablage der Schlüssel und die Bereitstellung eines Prüfzertifikats erledigt das Modul automatisch. Auf diese Weise erfüllen Sie einfach die Anforderungen an eine revisionssichere Ablage.
Fazit: Die Vollständigkeit der Aufzeichnung ist durch das modulinterne Datenbankprotokoll und die blockchain-basierte Verknüpfung aufeinanderfolgender Aufzeichnungen sichergestellt. Die Unverändertheit der aufgezeichneten Daten ist jederzeit über signierte Prüfsummen extern nachprüfbar.
Vorteile
- Vollständig: Aufzeichnung der gesamten Audioübertragung, schon vor Rufannahme
- Durchsuchbar: Dateinamen und Metadatendatei enthalten Datum und Rufnummern der Gesprächsteilnehmer
- Archivierbar: Aufzeichnung als WAV mit dem im Originalgespräch verwendeten Audio-Codec (ca. 1 MB/min Full-Duplex)
- Cloud-Support: Auch mit STARFACE Cloud-Anlagen nutzbar
- Keine Hardware erforderlich: Es wird keine zusätzliche Hardware für die Archivierung benötigt
- Investitionsschutz: keine Abhängigkeit von externen Diensten/Lizenzservern
- Wirtschaftlich: Kauf einmalig pro Server. Keine Softwarepflege oder laufenden Kosten!
Los geht's: Installation
Automatische Installation
... mit dem kostenlosen Module Manager. Für Zugriff auf die aktuellsten Releases und einfachstes Modulmanagement (inklusive Update- und Kompatibilitätscheck):
oder
Manuelle Installation
Modul für Ihre STARFACE-Version herunterladen
Dieses Modul ist kompatibel mit STARFACE Version 7.3 - 9.0.
für STARFACE 7.3 - 9.0 (v24.10.21)
Prüfskript herunterladen (OS X/Linux)
Installation & Konfiguration
Modul mittels Upload installieren und eine neue Modulkonfiguration anlegen.
Lizenzierung
Modul-Lizenzschlüssel in Modulkonfiguration eintragen.
( Wie erhalte ich einen Modullizenzschlüssel? )
Fragen?
Bitte werfen Sie einen Blick auf den Tab "Support / FAQ" in der obigen Menüleiste. Dort haben wir häufige Fragen und Antworten für Sie zusammengefasst:
Aufzeichnungseinstellungen
Aufzeichnungseinstellungen definieren, welche Gespräche (anhand welcher Regeln) aufzuzeichnen (oder nicht aufzuzeichnen) sind, ob Anrufer dabei die Möglichkeit bekommen, der Aufzeichnung aktiv zuzustimmen (Opt-In), ihr zu widersprechen (Opt-Out) oder keine diesbezügliche Wahlmöglichkeit besitzen. Optional werden je Aufzeichnungseinstellung individuelle Ansagen und Speicherziele für die Audioaufzeichnung und Protokolle bestimmt.
Für jede Aufzeichnungseinstellung wird ein auf-/zuklappbarer Bereich eingeblendet, der individuell benannt werden kann. Der Name der Aufzeichnungseinstellung hat keine technische Funktion, wird jedoch innerhalb der Live-Ansicht der Aufzeichnungen und innerhalb der gespeicherten Metadaten mit angegeben, um nachvollziehen zu können, aufgrund welcher Bedingungen und mit welchen Einstellungen eine Aufzeichnung stattgefunden hat.
Über die Taste Hinzufügen lassen sich beliebig viele Aufzeichnungseinstellungen anlegen. Alternativ kann eine bestehende Aufzeichnungseinstellung dupliziert werden.
Aufzeichnungseinstellungen können einzeln aktiviert/deaktiviert werden. Einzelne Aufzeichnungen können so zeitweise ausgesetzt werden, ohne die Einstellung löschen zu müssen.
Aufzuzeichnende Gespräche
Die Bedingung Aufzuzeichnende Gespräche bestimmt, für welche Gruppen oder Benutzer eine Aufzeichnung stattfinden soll. Wählen Sie hierzu die Taste , um in den Benutzer-/Gruppenauswahldialog zu gelangen.
Zur Auswahl stehen vier Optionen:
- Alle
Es werden alle Gespräche erfasst, unabhängig davon, ob diese von/zu einem Benutzer, einer Gruppe, einem Modul oder anderem Dienst vermittelt wurden. - Alle Benutzer
Es werden alle Gespräche erfasst, die von Benutzern ausgehen oder direkt an solche adressiert sind. Dies schließt Anrufe auf Gruppenrufnummern/Queues aus! - Gruppen
Es werden alle Gespräche erfasst, die an die ausgewählten Gruppen adressiert sind.
Wichtig ist zu verstehen, dass ausgehende Anrufe immer im Kontext eines Benutzers und niemals im Kontext einer Gruppe erfolgen. - Benutzer
Es werden alle Gespräche erfasst, die von den ausgewählten Benutzern ausgehen oder an diese adressiert sind.
Die Benutzer-/Gruppenauswahl der aufzuzeichnenden Gespräche stellt eine Vorauswahl der zu erfassenden Anrufe dar, die anschließend über die Auswahl der Gesprächsrichtung (eingehend/ausgehend), Ausnahmelisten oder die konkrete Auswahl im Rahmen eines Opt-In/Opt-Out auf die tatsächlich aufzuzeichnenden Gespräche weiter eingeschränkt werden kann.
Abhängig davon, ob im Folgenden eingehende, ausgehende, beide Gesprächsrichtungen und eventuell Direktanrufe an aktive Gruppenmitglieder als aufzuzeichnen ausgewählt wird, wird eine ausführliche textuelle Beschreibung der gewählten Einstellung eingeblendet.
Beispiel: Aufzuzeichnende Gespräche:
Bei einem Mouse-Over werden zudem die ausgewählten Gruppenmitglieder/Benutzer aufgeführt, die von der Aufzeichnungseinstellung erfasst werden.
Eingehende Anrufe aufzeichnen
Aufgezeichnet werden Anrufe, die sich direkt an die aufzuzeichnende Gruppe (Ziel ist eine Gruppenrufnummer) oder den aufzuzeichnenden Benutzer (Ziel ist die persönliche Rufnummer eines Benutzers) richten.
Ausgehende Anrufe aufzeichnen
Aufgezeichnet werden Anrufe eines Benutzers, der ein aktives Gruppenmitglied der aufzuzeichnenden Gruppe ist oder explizit als aufzuzeichnender Benutzer ausgewählt wurde. Im Fall der Gruppenmitgliedschaft kann sich ein Benutzer somit – z.B. per Tastendruck – aus der Aufzeichnungsgruppe abmelden, um ein Gespräch zu führen, das nicht aufgezeichnet werden soll.
Direktanrufe an aktive Gruppenmitglieder aufzeichnen
Eingehende Anrufe werden normalerweise nur aufgezeichnet, wenn sie direkt die aufzuzeichnende Gruppe oder den aufzuzeichnenden Benutzer zum Ziel haben. Bei Aktivierung der Einstellung "Direktanrufe an aktive Gruppenmitglieder aufzeichnen", werden zusätzlich Anrufe aufgezeichnet, die nicht an die aufzuzeichnende Gruppe gerichtet sind, sondern direkt an die persönliche Durchwahl eines Benutzers, der aber gleichzeitig aktives Mitglied in der aufzuzeichnenden Gruppe ist.
Ausnahmen
Das Feld Ausnahmen erlaubt die (Mehrfach-)Auswahl zuvor angelegter Ausnahmelisten. Ausnahmelisten lassen sich, ebenso wie Aufzeichnungseinstellungen, in beliebiger Anzahl anlegen und mit Rufnummern oder regulären Ausdrücken befüllen.
Jeder Rufnummer und jedem RegExp-Muster kann eine Beschreibung bzw. ein Kommentar hinzugefügt werden, der eine spätere Nachvollziehbarkeit erlauben soll.
Ausnahmelisten lassen sich individuell benennen, duplizieren und – wie die enthaltenen Einträge – löschen.
Die Einträge der jeweils ausgewählten Ausnahmeliste(n), werden bei eingehenden Anrufen für die Rufnummer des Anrufers und bei ausgehenden Anrufen für die Nummer des Angerufenen geprüft. Bei Übereinstimmung findet keine Aufzeichnung statt. Ausnahmelisten schränken insofern die Menge der aufzuzeichnenden Gespräche ein.
Opt-In / Opt-Out IVR
Für eingehende Anrufe kann optional eine Opt-In/Opt-Out-Abfrage aktiviert werden. Zur Nutzung dieser Funktion muß eine Audio-Ansage für eingehende Anrufe ausgewählt werden. Die Audio-Ansage sollte sinnvollerweise die Frage stellen, ob der Anrufer mit einer Aufzeichnung einverstanden ist und dies durch Tastendruck bestätigt (Opt-In) oder mitteilen, dass eine Aufzeichnung stattfinden wird, wenn dieser nicht durch Tastendruck widersprochen wird (Opt-Out).
Der Anrufer hat nach der Ansage 5 Sekunden Zeit, an seinem Endgerät eine beliebige DTMF-Eingabe zu tätigen.
Wenn innerhalb der vorgegebenen Zeit keine Auswahl erfolgt, wird bei Opt-Out aufgezeichnet, während bei Opt-In keine Aufzeichnung stattfindet.
Wird bei den IVR-Einstellungen "keine Wahlmöglichkeit" ausgewählt, so findet keine DTMF-Auswertung statt und es wird in jedem Fall aufgezeichnet.
Audio-Ansagen
Call Recording enthält eine Audioansagen-Verwaltung: Durch Klick auf den Link Gespeicherte Ansagen verwalten können beliebig viele Audio-Ansagen im Modul hochgeladen und auch wieder gelöscht werden.
Die Audio-Ansagen stehen in allen Modulkonfigurationen (global) zur Verfügung, müssen also nicht in jeder Modulkonfiguration hochgeladen werden – entsprechende Vorsicht ist deshalb jedoch beim Löschen geboten!
Modul-Updates
Bitte bewahren Sie die Audio-Dateien auf, da sie nach einem Modul-Update erneut im Modul hochgeladen werden müssen (das STARFACE-Modulsystem löscht den Ablageort der Dateien bei einem Update). Die Zuordnung der Audio-Ansagen bleibt jedoch erhalten, sofern die neu hochgeladenen Audio-Dateien den ursprünglichen Dateinamen besitzen.
Für eingehende und ausgehende Anrufe stehen unterschiedliche Audio-Ansagen-Auswahlfelder zur Verfügung. Die Felder sind deaktiviert, wenn für die jeweilige Gesprächsrichtung keine Aufzeichnung aktiviert ist.
Speicherziele
Speicherziele
Gesprächsaufzeichnungen sowie Metadaten- und Prüfsummendateien werden zunächst auf der Festplatte/SSD der STARFACE gespeichert und nach Gesprächsende auf die angegebenen Speicherziele übertragen. Erst wenn alle Übertragungen erfolgreich waren, werden die Daten von der STARFACE gelöscht.
Sollte das Speichern für ein gewähltes Speicherziel fehlschlagen, bleiben die Daten auf der STARFACE erhalten. Es wird anschließend in regelmäßigen Abständen eine erneute Übertragung versucht.
Wenn kein externes Speicherziel ausgewählt wird, verbleiben die Aufnahmen auf der Anlage.
Folgende Speicherziele werden derzeit unterstützt:
- Microsoft OneDrive
- SFTP / SSH
- SMB/CIFS
Speicherziele unterstützen in der Regel die Angabe eines (Unter-)Verzeichnisnamens. Der Verzeichnisname kann dabei dynamisch aus Platzhaltervariablen erzeugt werden: (Groß-/Kleinschreibung beachten)
$Y | $M | $D | $h | $m | $s |
---|---|---|---|---|---|
Jahr (z.B. 20023) | Monat (z.B. 06) | Tag (z.B. 01) | Stunde (z.B. 14) | Minute (z.B. 59) | Sekunde (z.B. 20) |
Speicherzielen kann ein individueller Name zugewiesen werden. Der Name erscheint anschließend im Auswahlfeld für die Speicherziele innerhalb der Aufzeichnungseinstellungen.
Microsoft OneDrive
Für die Nutzung von Microsoft OneDrive Speicherzielen muß eine Microsoft-Anmeldung innerhalb des Moduls durchgeführt werden. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche
Hierdurch wird der Anmeldedialog geöffnet, der entweder eine Benutzer- oder eine App-Anmeldung erlaubt. Bei einer Benutzeranmeldung werden die Rechte Files.ReadWrite.All benötigt.
Nach erfolgreicher Anmeldung kann das Speicherziel aktiv getestet werden, indem eine Testdatei in das angegebene Verzeichnis hochgeladen wird. Ein Link zur Sharepoint-Website führt zudem direkt in das Root-Verzeichnis des ausgewählten OneDrive-Speicherziels.
SFTP / SSH
Nach Eingabe der Zugangsdaten kann das Speicherziel aktiv getestet werden, indem eine Testdatei in das angegebene Verzeichnis hochgeladen wird.
SMB / CIFS
Nach Eingabe der Zugangsdaten kann das Speicherziel aktiv getestet werden, indem eine Testdatei in das angegebene Verzeichnis hochgeladen wird.
Externes Logging
Für die Protokollierung von Aufzeichnungen können externe SQL-Datenbanken genutzt werden. Unterstützt werden derzeit:
- Microsoft SQL-Server
- MySQL / MariaDB
- PostgreSQL
- Derby
Im Bereich Externes Logging lassen sich beliebig viele Datenbank-Konfigurationen anlegen und mit einem individuellen Namen versehen. Nach Eingabe der datenbankspezifischen Zugangsdaten und Optionen kann die Verbindung getestet werden. Das Tabellenschema wird vom Modul vorgegeben und auf Knopfdruck erstellt:
In der angegebenen Datenbanktabelle werden für jede Aufzeichnung folgende Daten gespeichert:
Spaltenname | basefilename | direction | time | callid | callername | caller | callee | setting | signature |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Datentyp | Text | Text | Bigint | Text | Text | Text | Text | Text | Text |
Beschreibung | Dateiname ohne Dateiendung | "in" / "out" | Zeitstempel (ms) Unix-Time | eindeutige ID des Anrufs | Anrufername evtl. durch Module aufgelöst | Rufnummer Anrufer | Rufnummer Angerufener | Name der Aufzeichn.- einstellung | Prüfsumme |
Signierung von Aufzeichnungen
Live-Ansicht / Aufzeichnungsbrowser
Häufig gestellte Fragen zu Call Recording
Allgemein
Problembehebungen
Häufig gestellte Fragen zu unseren STARFACE Modulen
Im Falle eines Problems, stellen Sie bitte sicher, dass Sie die aktuellste und für Ihre STARFACE-Version freigegeben Modulversion einsetzen.
Neue Modulversionen sind nicht immer kompatibel mit älteren STARFACE-Versionen und umgekehrt.
Begriffsdefinitionen finden Sie in unserem Glossar.
Installation
Lizenzierung
Preis und Bestellvorgang
Kauf / Miete
Updates und Kompatibilität
Support
Kompatibilität / Updates
Modulversion | Kompatibel mit STARFACE Version | ||
---|---|---|---|
74 | 6.4.2.10 | ||
402 | 6.4.3.2x | ||
403 | 6.4.3.2x | Verbesserung: Wenn kein Speicherziel ausgewählt wird, wird keine Aufzeichnung erstellt. Bisher wurde eine Aufzeichnung erstellt, die im Anschluss wieder gelöscht wurde. | |
414 | 6.4.3.2x | Verbesserung: Blockchain-basierte Verknüpfung aufeinanderfolgender Aufzeichnungen, Direktanrufe an Gruppenmitglieder aufzeichnen, Default-Konfiguration optimiert für eine schnellere Inbetriebnahme | |
416 | 6.4.3.2x | Fehlerbehebung: Bei deaktivierten Modulinstanzen und gleichzeitigem Update des Gesprächsaufzeichnungsmoduls auf eine neuere Version konnte der interne KeyStore verloren gehen, wodurch kein Prüfzertifikat mehr angezeigt wurde. Ebenso ging das Zertifikat beim Löschen des Moduls verloren. | |
459 | 6.5.0.30 | Kompatibilitätsupdate für STARFACE 6.5. mit kleineren Optimierungen. Fehlerbehebung: Anrufe an Rufnummern, die einen Stern enthalten werden nicht mehr aufgezeichnet (z.B. Ausführung von STARFACE-Funktionen), da dies zu Problemen mit Dateinamen führen kann. | |
528 | 6.5 | Fehlerbehebung: Bei deaktiviertem OneDrive-Upload wurde dennoch eine OneDrive-Authentifizierung mit ungültigen Zugangsdaten ausgeführt. | |
552 | 6.5.1 | Verbesserungen:
Fehlerbehebungen:
| |
562 | 6.5.1.9 | Fehlerbehebungen:
| |
19.3.3 | 6.6 | Verbesserungen:
| |
19.3.27 | 6.6 | Verbesserungen:
| |
6.6 | Verbesserungen:
| ||
20.2.19 | 6.7.1 | Verbesserungen:
| |
20.8.24 | 6.7.2 | Verbesserungen
Fehlerbehebungen
Known Issues
| |
21.12.11 | 7.1 | ACHTUNG: kostenpflichtiges Update Verbesserungen
Known Issues
ACHTUNG
| |
22.2.16 | 7.1-7.2 | Verbesserungen
| |
23.4.27 | 7.3–8.0 | ACHTUNG: kostenpflichtiges Update COMPAT Kompatibilität mit STARFACE 7.3 COMPAT Kompatibilität mit STARFACE 8.0 CHANGE Erneuerung der Bibliothek zur Authentifizierung gegen die Microsoft Cloud (Azure) FEATURE Vollständig neues und intuitives User Interface FEATURE Beliebig viele Aufzeichnungseinstellungen innerhalb einer Modulkonfiguration – individuell benennbar FEATURE Beliebig viele Speicherziele pro Aufzeichnungseinstellung FEATURE Konfigurierbare Ausnahmeliste um bekannte Rufnummern(muster) von der Aufzeichnung auszunehmen FEATURE Unterstützung des MP3-Formats für Ansagen FEATURE Optional vorgeschaltetes IVR für Opt-In/Opt-Out zur Aktivierung/Deaktivierung der Aufzeichnung FEATURE Links innerhalb des User Interface zur Vereinfachung der Navigation FEATURE Neues Userinterface zur Authentifizierung gegen die Microsoft Cloud FEATURE Neben einer Benutzerauthentifizierung ist nun auch eine Appauthentifizierung gegen Azure möglich FEATURE Upload in SharePoint oder optional in persönliches OneDrive (bei Benutzerauthentifizierung) FEATURE E-Mail Benachrichtigung bei einer abgelaufenen Benutzerauthentifizierung gegen Azure FEATURE Bereiche der Benutzeroberfläche sind nun zusammenklappbar (für eine verbesserte Übersicht). FEATURE Neue Support-Möglichkeiten von innerhalb des Moduls FEATURE Ausdockbare Benutzeroberfläche FEATURE Anzeige des Modulnamens (verbesserte Erkennbarkeit im Multi-Window-Betrieb) FEATURE Modullizenzen werden automatisch von einem Lizenzserver geladen und müssen nicht mehr manuell im Modul eingetragen werden. FEATURE Automatische Modul-Updates FEATURE Prüfung des integrierten KeyStore mit Möglichkeit, diesen innerhalb der Benutzeroberfläche zurückzusetzen FEATURE Live-Ansicht der laufenden Aufzeichnungen FEATURE Bedienoberfläche startet direkt mit den Moduleinstellungen, sofern bereits eine gültige Lizenz eingetragen ist. | |
23.5.11 | 7.3–8.0 | FEATURE Benutzerauswahl-Listen und -Dropdowns zeigen Benutzerbild an FEATURE Gruppenauswahl-Listen und -Dropdowns zeigen Anzahl der Gruppenmitglieder und Vorschau der enthaltenen Benutzer an FEATURE QR-Code-Anzeige des kryptografischen Schlüssels zur Prüfung der Aufzeichnungen FEATURE Drucken-Funktion für QR-Code und PEM-Darstellung des kryptografischen Schlüssels zur Prüfung der Aufzeichnungen FEATURE Aufzeichnungsbrowser / Dateibrowser zur Verwaltung der auf der STARFACE befindlichen Aufzeichnungen FEATURE Aufzeichnungen können nun auch während eines Backups durchgeführt werden, da Call Recording Backups erkennt und zeitweise auf eine In-Memory-Datenspeicherung umschaltet FEATURE Test-Funktion für Speicherziele (Anlegen/Hochladen einer Testdatei) FEATURE Anzeige unvollständig oder fehlerhaft konfigurierter Speicherziele und Deaktivierung dieser Ziele bei der Zielauswahl FEATURE Anzeige unvollständig oder fehlerhaft konfigurierter SQL-Server-Anbindungen FEATURE Aufzeichnungseinstellungen, Speicherziele und SQL-Server-Einstellungen können nun dupliziert werden FEATURE Anzeige und Speicherung der verwendeten Aufzeichnungseinstellung innerhalb der Live-Ansicht und in den Metadaten zu den Aufzeichnungen | |
23.5.25 | 7.3–8.0 | FEATURE Eingebauter SSH-Tunnel-Konfigurator erlaubt STARFACE-Cloud-Anlagen die Aufzeichnung auf lokale SMB/CIFS-Freigaben FEATURE Link zum OneDrive-Speicherbereich in den OneDrive-Speicherzielkonfigurationen FEATURE Anzeige von Datum/Uhrzeit im Datei-/Aufzeichnungsbrowser FEATURE Wiedergabemöglichkeit (Audioplayer) innerhalb des Aufzeichnungsbrowsers FEATURE Verschlüsselung von Zugangsdaten innerhalb der Datenbank und bei Übertragung über Webschnittstellen | |
23.6.12 | 7.3–8.0 | BREAKING Für eine bessere Updatesicherheit, wurde das Verzeichnis für die Ansagen geändert. Sie müssen die Ansagen einmalig erneut hochladen. Solange die Dateinamen gleich bleiben, bleiben die Zuordnungen erhalten. FEATURE IVR (Opt-In/-Out der Aufnahme): Konfigurierbare Taste FEATURE IVR (Opt-In/-Out der Aufnahme): Optionale Ansage, ob eine Aufzeichnung stattfindet oder nicht FEATURE Beim Umbenennen der Modulkonfiguration muss das Modul zukünftig nicht mehr deaktiviert/reaktiviert werden FEATURE Das Modul erkennt nun automatisch Lizenzschlüssel von Vorgängerversionen und gibt qualifiziertere Auskunft darüber, warum eine Lizenz ungültig sein könnte. | |
23.9.28 | 7.3–8.1 | COMPAT Kompatibilität mit STARFACE 8.1 FEATURE Englische Übersetzung FEATURE Französische Übersetzung | |
24.5.24 | 7.3–8.1 | FEATURE Interne Anrufe können von der Aufzeichnung ausgeschlossen werden. | |
24.8.19 | 7.3–8.1 | FEATURE Verbesserte Erkennung und Behandlung von abgelaufenen STARFACE Anmeldungen | |
24.10.21 | 7.3–9.0 | COMPAT Kompatibilität mit STARFACE 9.0 | |
(coming soon) | FEATURE Datenbankbrowser für externe SQL-Datenbanken |
Fluxpunkt Call Recording | |||
Installierte Benutzeranzahl | Kauf * UVP netto | Miete * | Empfohlen für |
---|---|---|---|
1 - 20 | 599 € | ||
21 - 40 | 1.200 € | ||
41 - 80 | 2.400 € | ||
81 - 150 | 4.800 € | ||
151 - 250 | 7.500 € | ||
> 250 | 12.500 € |
* Call Recording prüft die in der STARFACE installierten Benutzerlizenzen (PBX User- oder PBX User-Light-Lizenz und in Serverlizenz enthaltene Benutzerlizenz(en)) – deren Anzahl muß kleiner oder gleich der maximalen Benutzeranzahl der Modullizenz sein. Modullizenzen lassen sich in Bezug auf die Benutzeranzahl nicht kombinieren (es kann genau 1 Modullizenz je STARFACE Serverlizenzschlüssel eingesetzt werden).
Kauf einmalig pro Server. Keine Softwarepflege oder laufenden Kosten!
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