Konfiguration und FunktionsweiseDas Modul Privacy for STARFACE löscht oder anonymisiert personenbezogene Daten, die zu einer konfigurierten Rufnummer gehören oder in Datensätzen mit einer überschrittenen Aufbewahrungsdauer vorkommen. Entsprechend stehen zwei Bereinigungsprozesse zur Verfügung: - Das manuell ausgelöste Löschen bzw. Anonymisieren von personenbezogenen Daten, abhängig von einer konfigurierten Rufnummer.
- Das zeitgesteuerte Löschen aller personenbezogenen Daten, die eine maximale Aufbewahrungsdauer überschritten haben.
1. Manuelle Anonymisierung/ LöschungDie Anonymisierung bzw. Löschung von personenbezogenen Daten einer speziellen Rufnummer kann im Konfigurationstab "Anonymisierung/ Löschung" einer Modulinstanzkonfigration eingestellt werden.
Geben Sie die zu anonymisierende Rufnummer, im internationalen Rufnummernformat, in die ersten drei Eingabefelder ein: VAZ, Landesvorwahl und Rufnummer.  VAZ sind die Verkehrsausscheidungsziffern und bestehen in der Regel aus "00" oder "+".
Diese werden nicht zur Rufnummernerkennung während der Modulausführung verwendet und dienen lediglich zur korrekten und vollständigen Struktur einer Rufnummerneingabe.
Die Landesvorwahl weist eine internationale Rufnummer einem speziellen Land zu, für Deutschland ist dies beispielsweise die "49".
Die Eingabe einer Landesvorwahl ist optional. Das Modul sucht nach Rufnummernmustern in der STARFACE Datenbank und in Logdateien. Welche Tabellen und Dateien durchsucht werden, is abhängig von den gewählten Bereinigungszielen (Ruflisten, Faxe, etc.).
Wenn eine Landesvorwahl eingegeben ist, dann wird nach 00<Landesvorwahl><Rufnummer> und +<Landesvorwahl><Rufnummer> gesucht.
Ohne die Eingabe einer Landesvorwahl werden personenbezogene Daten ausschließlich anhand der konfigurierten <Rufnummer> gesucht. Ruflisten bereinigenZur Bereinigung der Ruflisten stehen drei Methoden zu Verfügung: Einträge löschen, Rufnummer vollständig durch Sternsymbole ersetzen
und letzte 4 Endziffern durch Sternsymbole ersetzen.
Beim Löschen wird der "gelöscht"-Wert in der Datenbank von "Falsch" auf "Wahr" gesetzt und die gesuchte Rufnummer, sowie der
dazugehörige Vor- und Nachname durch Sternsymbole ersetzt.
Die als gelöscht markierten Einträge werden in der Benutzeroberfläche nicht mehr angezeigt.
Die anderen zwei Bereinigungsmethoden markieren die Einträge nicht als gelöscht, weshalb diese weiterhin in der Benutzeroberfläche
sichtbar sind.
Außerdem werden Rufnummern vollständig bzw. die letzten Endziffern, sowie die
dazugehörige Namen durch Sternsymbole ersetzt.  Die Bereinigung von Ruflisten wirkt sich auf Einträge in Voicemail- und Faxlisten aus.
Entsprechend der gewählten Bereinigungsmethode werden die Einträge verändert bzw. als gelöscht markiert.
Die Fax- und Voicemaildateien bleiben unverändert auf der STARFACE liegen.
Um diese zu löschen, müssen Sie zusätzlich die Optionen "Faxe löschen" und "Voicemails löschen" aktivieren.
Es ist zu beachten, dass wenn eine Ruflistenbereinigung, ohne das Löschen von Faxen bzw. Voicemails durchgeführt wurde,
die Fax- bzw. Voicemaildateien nicht nachträglich durch erneute Durchläufe gelöscht werden können.
Da es keine Ruflisteneinträge mehr gibt, können die Dateien keiner Rufnummer mehr zugeordnet werden. Konferenzen bereinigenErsetzt Anrufername, -nummer und -email von Konferenzteilnehmern in der Datenbank durch Sternsymbole. Faxe löschen Löscht Datenbankeinträge und dazugehörige PDF Dateien, die zum gesuchten Rufnummernmuster passen. Dadurch sind die entsprechenden Einträge in den Faxlisten der STARFACE Weboberfläche nicht mehr aufgeführt.
Voicemails löschen Löscht Datenbankeinträge und dazugehörige Gesprächsaufzeichnungen, die zum gesuchten Rufnummernmuster passen. Dadurch sind die entsprechenden Einträge in den Voicemaillisten der STARFACE Weboberfläche nicht mehr aufgeführt. Adressbuch löschen Löscht Adressbucheinträge in der STARFACE Datenbank (nicht aus externer LDAP Anbindung), die zum gesuchten Rufnummernmuster passen. Dadurch sind die entsprechenden Adressen in der STARFACE Weboberfläche nicht mehr aufgeführt. Eine Löschung erfolgt nur, wenn der Adressbucheintrag nicht zu einem STARFACE Benutzerkonto gehört. Log-Dateien bereinigen  Die Bereinigung von Log-Dateien sucht nach personenbezogenen Daten im PBX-, call-cdr-, call-model-, call-routing- und support-Log und ersetzt diese durch Sternsymbole. Neben der Ersetzung des gesuchten Rufnummernmusters, wird versucht, dazugehörige Einträge mit weiteren personenbezogenen Daten, wie Name oder E-Mail, zu finden und ersetzen. Dies ist aber nicht immer möglich, denn die Zuordnung der gesuchten Rufnummer zu weiteren personenbezogenen Daten basiert auf regulären Ausdrücken, die nur eine bestimmte Zeichenstruktur erkennen. Beispielsweise können Module von Drittanbietern beliebige Logeinträge erzeugen, auf die die regulären Ausdrücke nicht funktionieren. In diesem Fall wird zwar die gesuchte Rufnummer, aber keine weiteren personenbezogenen Daten erkannt und ersetzt. Die STARFACE partitioniert Log-Dateien und komprimiert zusätzlich das PBX-Log in einem zip-Archiv. Das Modul Privacy for STARFACE bereinigt alle Log-Datei-Partitionen und auch die komprimierten ZIP-Archive. Bereinigung starten
Durch den Klick auf den Button  wird ein simulierter Bereinigungsdurchgang gestartet, der ermittelt, wie viele Einträge in welchen Tabellen und Dateien, mit dem konfigurierten Rufnummernmuster enthalten sind. Dabei ist zu beachten, dass die Werte der zuletzt übernommenen Konfiguration verwendet werden (vgl. Hinweis unterhalb dieses Abschnitts). Das Ergebnis des simulierten Durchgangs wird in einem Infofenster angezeigt. An dieser Stelle hat der Benutzer die Möglichkeit zu entscheiden, ob die Daten gelöscht oder ob der Vorgang abgebrochen werden soll. Durch einen Klick auf führt das Modul die tatsächliche Anonymisierung bzw. Löschung der aufgelisteten Einträge durch. Es ist zu beachten, dass ältere PBX Log Einträge in einem oder mehreren Zip Archiven abgelegt sind. Diese Archive werden bei der simulierten Durchgang nicht durchsucht. Die tatsächliche Anonymisuerng/ Löschung hingegen, verarbeitet auch die Zip Archive. Sowohl simulierte, als auch tatsächliche Anonymisierungs bzw. Löschdurchläufe können einige Minuten dauern. Insbesondere das Suchen und Ersetzen in Logdateien nimmt vergleichsweise viel Zeit in Anspruch. Nach einem erfolgreichen Bereingungsvorgang, versendet das Modul einen Löschbericht an die hinterlegte E-Mail Adresse (Konfigurationstab Bericht/Protokoll). | Hinweis |
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Durch den Klick auf "Anonymisierung starten", wird ein Bereingungsvorgang mit den Werten der letzten übernommenen Modulkonfiguration gestartet. Wenn Sie Änderungen in den Einstellungen vorgenommen haben (z.B. Eingabe einer neuen Rufnummer, die zu anonymisieren ist), dann müssen Sie diese vor dem nächsten Bereinigungsvorgang, durch einen Klick auf oder abspeichern. Andernfalls wird der zuletzt übernommene Werte verwendet. |
2. Zeitgesteuerte Löschung Die zeitgesteuerte Löschung ist im Konfigurationstab "Aufbewahrungsdauer" zu finden. Es ist eine Aufbewahrungsfrist in Tagen festzulegen. Alle Ruf-, Voicemail- und Faxlisteneinträge, die älter sind, werden automatisch gelöscht (sofern die entsprechende Funktion aktiviert wurde). Beim Löschen von Voicemail- und Faxlisteneinträge werden neben den Einträgen in der STARFACE Datenbank, die dazugehörigen Gesprächsaufzeichnungen bzw. PDF Dateien entfernt. Die Dauer eines Löschvorgangs kann einige Minuten betragen. Nach einem erfolgreichen Berenigungsvorgang, versendet das Modul einen Löschbericht an die hinterlegte E-Mail Adresse (Konfigrautionstab Bericht/Protokoll).
EinschränkungenBei einer Ruflistenbereinigung, ohne das zusätzliche Löschen von Faxen bzw. Voicemails, entfernen nachfolgende Bereinigungsdurchläufe die Fax- bzw. Voicemaildateien nicht mehr. Da keine Ruflisteneinträge mehr existieren, können die verbliebenen Dateien keiner Rufnummer zugeordnet werden. Die Dateien müssen manuell gelöscht werden. Die Struktur von Logeinträgen ist sehr flexibel und abhängig von äußeren Einflüssen, wie z.B. Module von Drittanbitern. Deshalb ist es nicht immer möglich, Namen und E-Mail Adressen einem gesuchten Rufnummernmuster zuzordnen und zu anonymisieren bzw. zu löschen.
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