Konfiguration und Funktionsweise

Das Modul Privacy for STARFACE löscht oder anonymisiert personenbezogene Daten, die zu einer konfigurierten Rufnummer gehören oder in Datensätzen mit einer überschrittenen Aufbewahrungsdauer vorkommen. Entsprechend stehen zwei Bereinigungsprozesse zur Verfügung:

1. Das manuell ausgelöste Löschen bzw. Anonymisieren von personenbezogenen Daten, abhängig von einer konfigurierten Rufnummer.
2. Das zeitgesteuerte Löschen aller personenbezogenen Daten, die eine maximale Aufbewahrungsdauer überschritten haben.

1. Manuelle Anonymisierung/ Löschung

Die Anonymisierung bzw. Löschung von personenbezogenen Daten einer speziellen Rufnummer kann im Konfigurationstab "Anonymisierung/ Löschung" einer Modulinstanzkonfigration eingestellt werden.
Geben Sie die zu anonymisierende Rufnummer, im internationalen Rufnummernformat, in die ersten drei Eingabefelder ein: VAZ, Landesvorwahl und Rufnummer.

VAZ sind die Verkehrsausscheidungsziffern und bestehen in der Regel aus "00" oder "+".
Diese werden nicht zur Rufnummernerkennung während der Modulausführung verwendet und dienen lediglich zur korrekten und vollständigen Struktur einer Rufnummerneingabe.
Die Landesvorwahl weist eine internationale Rufnummer einem speziellen Land zu, für Deutschland ist dies beispielsweise die "49".
Die Eingabe einer Landesvorwahl ist optional.

Das Modul sucht nach Rufnummernmustern in der STARFACE Datenbank und in Logdateien. Welche Tabellen und Dateien durchsucht werden, is abhängig von den gewählten Bereinigungszielen (Ruflisten, Faxe, etc.).
Wenn eine Landesvorwahl eingegeben ist, dann wird nach 00<Landesvorwahl><Rufnummer> und +<Landesvorwahl><Rufnummer> gesucht.
Ohne die Eingabe einer Landesvorwahl werden personenbezogene Daten ausschließlich anhand der konfigurierten <Rufnummer> gesucht.

Ruflisten bereinigen

Zur Bereinigung der Ruflisten stehen drei Methoden zu Verfügung: Einträge löschen, Rufnummer vollständig durch Sternsymbole ersetzen
und letzte 4 Endziffern durch Sternsymbole ersetzen.
Beim Löschen wird der "gelöscht"-Wert in der Datenbank von "Falsch" auf "Wahr" gesetzt und die gesuchte Rufnummer, sowie der
dazugehörige Vor- und Nachname durch Sternsymbole ersetzt.
Die als gelöscht markierten Einträge werden in der Benutzeroberfläche nicht mehr angezeigt.
Die anderen zwei Bereinigungsmethoden markieren die Einträge nicht als gelöscht, weshalb diese weiterhin in der Benutzeroberfläche
sichtbar sind.
Außerdem werden Rufnummern vollständig bzw. die letzten Endziffern, sowie die
dazugehörige Namen durch Sternsymbole ersetzt.

Die Bereinigung von Ruflisten wirkt sich auf Einträge in Voicemail- und Faxlisten aus.
Entsprechend der gewählten Bereinigungsmethode werden die Einträge verändert bzw. als gelöscht markiert.
Die Fax- und Voicemaildateien bleiben unverändert auf der STARFACE liegen.
Um diese zu löschen, müssen Sie zusätzlich die Optionen "Faxe löschen" und "Voicemails löschen" aktivieren.
Es ist zu beachten, dass wenn eine Ruflistenbereinigung, ohne das Löschen von Faxen bzw. Voicemails durchgeführt wurde,
die Fax- bzw. Voicemaildateien nicht nachträglich durch erneute Durchläufe gelöscht werden können.
Da es keine Ruflisteneinträge mehr gibt, können die Dateien keiner Rufnummer mehr zugeordnet werden.

Konferenzen bereinigen

Ersetzt Anrufername, -nummer und -email von Konferenzteilnehmern in der Datenbank durch Sternsymbole.

Faxe löschen

Löscht Datenbankeinträge und dazugehörige PDF Dateien, die zum gesuchten Rufnummernmuster passen. Dadurch sind die entsprechenden Einträge in den Faxlisten der STARFACE Weboberfläche nicht mehr aufgeführt.

Voicemails löschen

Löscht Datenbankeinträge und dazugehörige Gesprächsaufzeichnungen, die zum gesuchten Rufnummernmuster passen. Dadurch sind die entsprechenden Einträge in den Voicemaillisten der STARFACE Weboberfläche nicht mehr aufgeführt.

Adressbuch löschen

Löscht Adressbucheinträge in der STARFACE Datenbank (nicht aus externer LDAP Anbindung), die zum gesuchten Rufnummernmuster passen. Dadurch sind die entsprechenden Adressen in der STARFACE Weboberfläche nicht mehr aufgeführt. Eine Löschung erfolgt nur, wenn der Adressbucheintrag nicht zu einem STARFACE Benutzerkonto gehört.

Log-Dateien bereinigen

Die Bereinigung von Log-Dateien sucht nach personenbezogenen Daten im PBX-, call-cdr-, call-model-, call-routing- und support-Log und ersetzt diese durch Sternsymbole. Neben der Ersetzung des gesuchten Rufnummernmusters, wird versucht, dazugehörige Einträge mit weiteren personenbezogenen Daten, wie Name oder E-Mail, zu finden und ersetzen. Dies ist aber nicht immer möglich, denn die Zuordnung der gesuchten Rufnummer zu weiteren personenbezogenen Daten basiert auf regulären Ausdrücken, die nur eine bestimmte Zeichenstruktur erkennen. Beispielsweise können Module von Drittanbietern beliebige Logeinträge erzeugen, auf die die regulären Ausdrücke nicht funktionieren. In diesem Fall wird zwar die gesuchte Rufnummer, aber keine weiteren personenbezogenen Daten erkannt und ersetzt.

Die STARFACE partitioniert Log-Dateien und komprimiert zusätzlich das PBX-Log in einem zip-Archiv. Das Modul Privacy for STARFACE bereinigt alle Log-Datei-Partitionen und auch die komprimierten ZIP-Archive.

Bereinigung starten

Durch den Klick auf den Button wird ein simulierter Bereinigungsdurchgang gestartet, der ermittelt, wie viele Einträge in welchen Tabellen und Dateien, mit dem konfigurierten Rufnummernmuster enthalten sind. Dabei ist zu beachten, dass die Werte der zuletzt übernommenen Konfiguration verwendet werden (vgl. Hinweis unterhalb dieses Abschnitts). Das Ergebnis des simulierten Durchgangs wird in einem Infofenster angezeigt. An dieser Stelle hat der Benutzer die Möglichkeit zu entscheiden, ob die Daten gelöscht oder ob der Vorgang abgebrochen werden soll. Durch einen Klick auf führt das Modul die tatsächliche Anonymisierung bzw. Löschung der aufgelisteten Einträge durch. Es ist zu beachten, dass ältere PBX Log Einträge in einem oder mehreren Zip Archiven abgelegt sind. Diese Archive werden bei der simulierten Durchgang nicht durchsucht. Die tatsächliche Anonymisuerng/ Löschung hingegen, verarbeitet auch die Zip Archive. Sowohl simulierte, als auch tatsächliche Anonymisierungs bzw. Löschdurchläufe können einige Minuten dauern. Insbesondere das Suchen und Ersetzen in Logdateien nimmt vergleichsweise viel Zeit in Anspruch.

Nach einem erfolgreichen Bereingungsvorgang, versendet das Modul einen Löschbericht an die hinterlegte E-Mail Adresse (Konfigurationstab Bericht/Protokoll).

Hinweis

Durch den Klick auf "Anonymisierung starten", wird ein Bereingungsvorgang mit den Werten der letzten übernommenen Modulkonfiguration gestartet. Wenn Sie Änderungen in den Einstellungen vorgenommen haben (z.B. Eingabe einer neuen Rufnummer, die zu anonymisieren ist), dann müssen Sie diese vor dem nächsten Bereinigungsvorgang, durch einen Klick auf oder abspeichern. Andernfalls wird der zuletzt übernommene Werte verwendet.

2. Zeitgesteuerte Löschung

Die zeitgesteuerte Löschung ist im Konfigurationstab "Aufbewahrungsdauer" zu finden. Es ist eine Aufbewahrungsfrist in Tagen festzulegen. Alle Ruf-, Voicemail- und Faxlisteneinträge, die älter sind, werden automatisch gelöscht (sofern die entsprechende Funktion aktiviert wurde). Beim Löschen von Voicemail- und Faxlisteneinträge werden neben den Einträgen in der STARFACE Datenbank, die dazugehörigen Gesprächsaufzeichnungen bzw. PDF Dateien entfernt. Die Dauer eines Löschvorgangs kann einige Minuten betragen. Nach einem erfolgreichen Berenigungsvorgang, versendet das Modul einen Löschbericht an die hinterlegte E-Mail Adresse (Konfigrautionstab Bericht/Protokoll).

Einschränkungen

Bei einer Ruflistenbereinigung, ohne das zusätzliche Löschen von Faxen bzw. Voicemails, entfernen nachfolgende Bereinigungsdurchläufe die Fax- bzw. Voicemaildateien nicht mehr. Da keine Ruflisteneinträge mehr existieren, können die verbliebenen Dateien keiner Rufnummer zugeordnet werden. Die Dateien müssen manuell gelöscht werden.

Die Struktur von Logeinträgen ist sehr flexibel und abhängig von äußeren Einflüssen, wie z.B. Module von Drittanbitern. Deshalb ist es nicht immer möglich, Namen und E-Mail Adressen einem gesuchten Rufnummernmuster zuzordnen und zu anonymisieren bzw. zu löschen.

FAQ

Häufig gestellte Fragen zu Privacy for STARFACE

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Configuration et fonctionnement

Le module Privacy for STARFACE supprime ou anonymise les données personnelles appartenant à un numéro de téléphone configuré ou figurant dans des enregistrements de données dont la durée de conservation est dépassée. Ainsi, deux procédés de nettoyage sont disponibles : 

1. Le déclenchement manuel de la suppression ou de l'anonymisation des données personnelles, en fonction d'un numéro de téléphone configuré.
2. L'effacement contrôlé dans le temps de toutes les données personnelles qui ont dépassé une période de conservation maximale.

1. Anonymisation/suppression manuelle

L'anonymisation ou la suppression des données personnelles d'un numéro de téléphone spécifique peut être définie dans le personnel de configuration "Anonymisation/Suppression" d'une instance de migration de module.

Entrez le numéro de téléphone à anonymiser dans les trois premiers champs de saisie au format de numéro de téléphone international : VAZ, code pays et numéro de téléphone.

VAZ sont les numéros de différenciation du trafic et sont généralement composés de "00" ou "+".

Ils ne sont pas utilisés pour la reconnaissance du numéro d'appel pendant l'exécution du module et ne sont utilisés que pour la structure correcte et complète d'une entrée de numéro d'appel.

L'indicatif de pays attribue un numéro de téléphone international à un pays particulier, par exemple "49" pour l'Allemagne. La saisie d'un code de pays est facultative.

Le module recherche les modèles de numéros de téléphone dans la base de données STARFACE et dans les fichiers journaux. Les tables et les fichiers recherchés dépendent des cibles de nettoyage sélectionnées (listes d'appels, fax, etc.). Si un code de pays est entré, alors 00<code pays><numéro d'appel> et +<code pays><numéro d'appel> est recherché.

Sans entrer de code de pays, les données personnelles ne seront recherchées que par le <numéro configuré>.

Nettoyer les listes d'appels

Trois méthodes sont disponibles pour nettoyer les listes d'appels : Supprimer des entrées, remplacer complètement le numéro de téléphone par des icônes en forme d'étoile et remplacez les 4 derniers chiffres par des astérisques.

Lors de la suppression, la valeur "Supprimé" de la base de données est réglée de "Faux" à "Vrai" et le numéro de téléphone recherché ainsi que le prénom et le nom correspondants sont remplacés par des étoiles.

Les entrées marquées comme supprimées ne sont plus affichées dans l'interface utilisateur. Les deux autres méthodes de nettoyage ne marquent pas les entrées comme supprimées, c'est pourquoi elles sont toujours visibles dans l'interface utilisateur.

En outre, les numéros de téléphone sont remplacés complètement ou les derniers chiffres et les noms correspondants sont remplacés par des astérisques.

Le nettoyage des listes d'appels affecte les entrées de la messagerie vocale et des listes de fax. 

Les entrées sont modifiées ou marquées comme supprimées en fonction de la méthode de nettoyage sélectionnée.

Les fichiers de fax et de messagerie vocale restent inchangés sur le STARFACE.

Pour les supprimer, vous devez également activer les options "Supprimer les fax" et "Supprimer les messages vocaux".

Veuillez noter que si un nettoyage de la liste d'appels a été effectué sans suppression de fax ou de messages vocaux, les fichiers de fax ou de messages vocaux ne peuvent pas être supprimés par la suite par des exécutions répétées.

Comme il n'y a plus d'entrées dans la liste d'appels, les fichiers ne peuvent plus être affectés à un numéro de téléphone.

Nettoyer les Conférences

Remplace le nom de l'appelant, le nombre et l'adresse électronique des sujets de la conférence dans la base de données par des icônes étoiles.

Suppression de fax

Supprime les entrées de la base de données et les fichiers PDF associés qui correspondent au modèle de numéro de téléphone que vous recherchez. Par conséquent, les entrées correspondantes ne figurent plus dans les listes de fax de l'interface web STARFACE.

Suppression de Voicemails

Supprime les entrées de la base de données et les enregistrements d'appels associés qui correspondent au modèle de numéro de téléphone que vous recherchez. Par conséquent, les entrées correspondantes dans les listes de messagerie vocale de l'interface web STARFACE ne sont plus répertoriées.

Suppression de le Carnet d'adresses

Supprime les entrées du carnet d'adresses dans la base de données STARFACE (pas à partir d'une connexion LDAP externe) qui correspondent au modèle numérique recherché. Par conséquent, les adresses correspondantes ne sont plus répertoriées dans l'interface web STARFACE. Une suppression n'a lieu que si l'entrée du carnet d'adresses n'appartient pas à un compte utilisateur STARFACE.

Nettoyer les fichiers journaux

Le nettoyage des fichiers journaux recherche les données personnelles dans les journaux PBX, call-cdr, call-model, call-routing et support et les remplace par des symboles étoiles. En plus de remplacer le modèle numérique, on tente de trouver et de remplacer les entrées associées par d'autres données personnelles, telles que le nom ou le courriel. Toutefois, cela n'est pas toujours possible, car l'attribution du numéro à d'autres données personnelles est basée sur des expressions régulières qui ne reconnaissent qu'une certaine structure de caractères. Par exemple, les modules tiers peuvent créer des entrées de journal arbitraires pour lesquelles les expressions régulières ne fonctionnent pas. Dans ce cas, le numéro de téléphone recherché est reconnu et remplacé, mais aucune autre donnée personnelle n'est reconnue et remplacée.

STARFACE partitionne les fichiers journaux et compresse en outre le journal du PBX dans une archive zip. Le module Privacy for STARFACE nettoie toutes les partitions des fichiers journaux ainsi que les archives ZIP compressées.

Commencez le nettoyage

En cliquant sur le bouton , un processus de nettoyage simulé est lancé, qui détermine combien d'entrées sont contenues dans quelles tables et fichiers avec le modèle de numéros de téléphone configuré. Il est important de noter que les valeurs de la dernière configuration utilisée sont utilisées (voir note ci-dessous). Le résultat de la simulation est affiché dans une fenêtre d'information. A ce stade, l'utilisateur peut décider si les données doivent être supprimées ou si le processus doit être interrompu. En cliquant sur , le module effectue l'anonymisation ou la suppression des entrées listées. Veuillez noter que les anciennes entrées du journal du PBX sont stockées dans une ou plusieurs archives Zip. Ces archives ne sont pas recherchées pendant l'exécution simulée. L'anonymisation/suppression proprement dite, cependant, traite également les archives Zip. Les cycles d'anonymisation ou de suppression peuvent prendre quelques minutes, qu'ils soient simulés ou réels. En particulier, la recherche et le remplacement des fichiers journaux prennent un temps relativement long.

Après un processus de préparation réussi, le module envoie un rapport de suppression à l'adresse e-mail enregistrée (Configuration Staff Report/Log).

Hinweis
title Référence
En cliquant sur "Démarrer l'anonymisation", un processus de génération est lancé avec les valeurs de la dernière configuration de module acceptée. Si vous avez effectué des modifications dans les paramètres (par exemple en saisissant un nouveau numéro de téléphone qui doit être rendu anonyme), vous devez les enregistrer avant le prochain processus de nettoyage en cliquant sur  ou . Sinon, la dernière valeur acceptée sera utilisée.

2. Suppression commandée par le temps

L'effacement temporisé se trouve dans la section "Durée de conservation" du personnel de configuration. Une période de conservation en jours doit être définie. Toutes les entrées plus anciennes des listes d'appels, de messages vocaux et de fax sont automatiquement supprimées (si la fonction correspondante a été activée). Lorsque les entrées de la messagerie vocale et de la liste de fax sont supprimées, les enregistrements d'appels ou les fichiers PDF correspondants sont supprimés en plus des entrées dans la base de données STARFACE. La durée d'un processus de suppression peut être de plusieurs minutes. Après un processus de correction réussi, le module envoie un rapport de suppression à l'adresse e-mail stockée (rapport du personnel de configuration/log).

restrictions

Pendant le nettoyage d'une liste d'appels, sans supprimer en plus les fax ou les messages vocaux, les nettoyages ultérieurs ne suppriment plus les fichiers de fax ou de messages vocaux. Comme il n'y a plus d'entrées dans la liste d'appels, les autres fichiers ne peuvent pas être assignés à un numéro de téléphone. Les fichiers doivent être supprimés manuellement.

La structure des entrées de protocole est très flexible et dépend d'influences externes, telles que les modules tiers. Il n'est donc pas toujours possible d'attribuer des noms et des adresses électroniques à un modèle numérique recherché et de les rendre anonymes ou de les supprimer.

FAQ

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