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Aufgrund geänderter rechtlicher Rahmenbedingungen (DSGVO-Compliance) wird auf revisionssichere Emailarchivierung verzichtet (da Löschpflichten ansonsten nicht nachgekommen werden kann). Stattdessen wird werden Dokumenten /und Emails über Kategorisierung eine entsprechende Aufbewahrungsrichtlinie Kategorisierungen/Labels entsprechende Aufbewahrungsrichtlinien (Retention-PolicyPolicies) zugewiesen, die neben der Sicherstellung der Einhaltung einer Aufbewahrungsdauer auch eine automatische Löschung von Daten vorsiehtvorsehen.
Die Übermittlung von Daten per Email oder flux.cloud-Plattform wird protokolliert. Im Falle von aufbewahrungspflichtigen Emails, erfolgt eine revisionssichere Speicherung (Archivierung) der Emails für eine Dauer von 6 respektive 10 Jahren (zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen der GoBD aus HGB und AO). Diese Speicherung/Archivierung wird über Office 365 Retention-Policies umgesetzt.
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