Configuration et fonctionnement

Le module Privacy for STARFACE supprime ou anonymise les données personnelles appartenant à un numéro de téléphone configuré ou figurant dans des enregistrements de données dont la durée de conservation est dépassée. Ainsi, deux procédés de nettoyage sont disponibles : 

1. Le déclenchement manuel de la suppression ou de l'anonymisation des données personnelles, en fonction d'un numéro de téléphone configuré.
2. L'effacement contrôlé dans le temps de toutes les données personnelles qui ont dépassé une période de conservation maximale.

1. Anonymisation/suppression manuelle

L'anonymisation ou la suppression des données personnelles d'un numéro de téléphone spécifique peut être définie dans le personnel de configuration "Anonymisation/Suppression" d'une instance de migration de module.

Entrez le numéro de téléphone à anonymiser dans les trois premiers champs de saisie au format de numéro de téléphone international : VAZ, code pays et numéro de téléphone.

VAZ sont les numéros de différenciation du trafic et sont généralement composés de "00" ou "+".

Ils ne sont pas utilisés pour la reconnaissance du numéro d'appel pendant l'exécution du module et ne sont utilisés que pour la structure correcte et complète d'une entrée de numéro d'appel.

L'indicatif de pays attribue un numéro de téléphone international à un pays particulier, par exemple "49" pour l'Allemagne. La saisie d'un code de pays est facultative.

Le module recherche les modèles de numéros de téléphone dans la base de données STARFACE et dans les fichiers journaux. Les tables et les fichiers recherchés dépendent des cibles de nettoyage sélectionnées (listes d'appels, fax, etc.). Si un code de pays est entré, alors 00<code pays><numéro d'appel> et +<code pays><numéro d'appel> est recherché.

Sans entrer de code de pays, les données personnelles ne seront recherchées que par le <numéro configuré>.

Nettoyer les listes d'appels

Trois méthodes sont disponibles pour nettoyer les listes d'appels : Supprimer des entrées, remplacer complètement le numéro de téléphone par des icônes en forme d'étoile et remplacez les 4 derniers chiffres par des astérisques.

Lors de la suppression, la valeur "Supprimé" de la base de données est réglée de "Faux" à "Vrai" et le numéro de téléphone recherché ainsi que le prénom et le nom correspondants sont remplacés par des étoiles.

Les entrées marquées comme supprimées ne sont plus affichées dans l'interface utilisateur. Les deux autres méthodes de nettoyage ne marquent pas les entrées comme supprimées, c'est pourquoi elles sont toujours visibles dans l'interface utilisateur.

En outre, les numéros de téléphone sont remplacés complètement ou les derniers chiffres et les noms correspondants sont remplacés par des astérisques.

Le nettoyage des listes d'appels affecte les entrées de la messagerie vocale et des listes de fax. 

Les entrées sont modifiées ou marquées comme supprimées en fonction de la méthode de nettoyage sélectionnée.

Les fichiers de fax et de messagerie vocale restent inchangés sur le STARFACE.

Pour les supprimer, vous devez également activer les options "Supprimer les fax" et "Supprimer les messages vocaux".

Veuillez noter que si un nettoyage de la liste d'appels a été effectué sans suppression de fax ou de messages vocaux, les fichiers de fax ou de messages vocaux ne peuvent pas être supprimés par la suite par des exécutions répétées.

Comme il n'y a plus d'entrées dans la liste d'appels, les fichiers ne peuvent plus être affectés à un numéro de téléphone.

Nettoyer les Conférences

Remplace le nom de l'appelant, le nombre et l'adresse électronique des sujets de la conférence dans la base de données par des icônes étoiles.

Suppression de fax

Supprime les entrées de la base de données et les fichiers PDF associés qui correspondent au modèle de numéro de téléphone que vous recherchez. Par conséquent, les entrées correspondantes ne figurent plus dans les listes de fax de l'interface web STARFACE.

Suppression de Voicemails

Supprime les entrées de la base de données et les enregistrements d'appels associés qui correspondent au modèle de numéro de téléphone que vous recherchez. Par conséquent, les entrées correspondantes dans les listes de messagerie vocale de l'interface web STARFACE ne sont plus répertoriées.

Suppression de le Carnet d'adresses

Supprime les entrées du carnet d'adresses dans la base de données STARFACE (pas à partir d'une connexion LDAP externe) qui correspondent au modèle numérique recherché. Par conséquent, les adresses correspondantes ne sont plus répertoriées dans l'interface web STARFACE. Une suppression n'a lieu que si l'entrée du carnet d'adresses n'appartient pas à un compte utilisateur STARFACE.

Nettoyer les fichiers journaux

Le nettoyage des fichiers journaux recherche les données personnelles dans les journaux PBX, call-cdr, call-model, call-routing et support et les remplace par des symboles étoiles. En plus de remplacer le modèle numérique, on tente de trouver et de remplacer les entrées associées par d'autres données personnelles, telles que le nom ou le courriel. Toutefois, cela n'est pas toujours possible, car l'attribution du numéro à d'autres données personnelles est basée sur des expressions régulières qui ne reconnaissent qu'une certaine structure de caractères. Par exemple, les modules tiers peuvent créer des entrées de journal arbitraires pour lesquelles les expressions régulières ne fonctionnent pas. Dans ce cas, le numéro de téléphone recherché est reconnu et remplacé, mais aucune autre donnée personnelle n'est reconnue et remplacée.

STARFACE partitionne les fichiers journaux et compresse en outre le journal du PBX dans une archive zip. Le module Privacy for STARFACE nettoie toutes les partitions des fichiers journaux ainsi que les archives ZIP compressées.

Commencez le nettoyage

En cliquant sur le bouton , un processus de nettoyage simulé est lancé, qui détermine combien d'entrées sont contenues dans quelles tables et fichiers avec le modèle de numéros de téléphone configuré. Il est important de noter que les valeurs de la dernière configuration utilisée sont utilisées (voir note ci-dessous). Le résultat de la simulation est affiché dans une fenêtre d'information. A ce stade, l'utilisateur peut décider si les données doivent être supprimées ou si le processus doit être interrompu. En cliquant sur , le module effectue l'anonymisation ou la suppression des entrées listées. Veuillez noter que les anciennes entrées du journal du PBX sont stockées dans une ou plusieurs archives Zip. Ces archives ne sont pas recherchées pendant l'exécution simulée. L'anonymisation/suppression proprement dite, cependant, traite également les archives Zip. Les cycles d'anonymisation ou de suppression peuvent prendre quelques minutes, qu'ils soient simulés ou réels. En particulier, la recherche et le remplacement des fichiers journaux prennent un temps relativement long.

Après un processus de préparation réussi, le module envoie un rapport de suppression à l'adresse e-mail enregistrée (Configuration Staff Report/Log).

Hinweis
title Référence
En cliquant sur "Démarrer l'anonymisation", un processus de génération est lancé avec les valeurs de la dernière configuration de module acceptée. Si vous avez effectué des modifications dans les paramètres (par exemple en saisissant un nouveau numéro de téléphone qui doit être rendu anonyme), vous devez les enregistrer avant le prochain processus de nettoyage en cliquant sur  ou . Sinon, la dernière valeur acceptée sera utilisée.

2. Suppression commandée par le temps

L'effacement temporisé se trouve dans la section "Durée de conservation" du personnel de configuration. Une période de conservation en jours doit être définie. Toutes les entrées plus anciennes des listes d'appels, de messages vocaux et de fax sont automatiquement supprimées (si la fonction correspondante a été activée). Lorsque les entrées de la messagerie vocale et de la liste de fax sont supprimées, les enregistrements d'appels ou les fichiers PDF correspondants sont supprimés en plus des entrées dans la base de données STARFACE. La durée d'un processus de suppression peut être de plusieurs minutes. Après un processus de correction réussi, le module envoie un rapport de suppression à l'adresse e-mail stockée (rapport du personnel de configuration/log).

restrictions

Pendant le nettoyage d'une liste d'appels, sans supprimer en plus les fax ou les messages vocaux, les nettoyages ultérieurs ne suppriment plus les fichiers de fax ou de messages vocaux. Comme il n'y a plus d'entrées dans la liste d'appels, les autres fichiers ne peuvent pas être assignés à un numéro de téléphone. Les fichiers doivent être supprimés manuellement.

La structure des entrées de protocole est très flexible et dépend d'influences externes, telles que les modules tiers. Il n'est donc pas toujours possible d'attribuer des noms et des adresses électroniques à un modèle numérique recherché et de les rendre anonymes ou de les supprimer.